Гораздо удобнее конечно все привести к единому документообороту со всеми контрагентами. И у себя все автоматизировать. Толда процесс будет занимать гораздо меньше времени. И по удобству все будет классно. Мы на своей фирме именно так и сделали. Вот могу дать проверенный сайт с информацией подробной на данную тему. И взгляни тут для себя подробно все. И принять решение будет легче и весомее.